Zo maak je de administratie leuk(er)

Afgelopen weekend ben ik bezig geweest met iets waar ik een enorme hekel aan heb: administratie. Een verplicht onderdeel van het zelfstandig ondernemerschap waar ik van gruwel. Daarom had ik, toen ik begon als ondernemer, al snel besloten om deze taak fijn uit te besteden. Voor een aantal jaar was ik redelijk clueless op dit gebied en vertrouwde de persoon die ik inhuurde. Elk jaar kreeg ik een mooi jaaroverzicht met getallen die me werkelijk niets zeiden. “Hoort er bij”, dacht ik nog.

Inzicht

Later kwam ik echter tot inzicht dat het veel beter is dat ik het zelf mijn administratie doe. Inkomen genereren en kosten beheersen zijn kerntaken van elke ondernemer. Om dat goed te kunnen doen, moet je weten wat er gebeurt op administratief vlak. Zo heeft de timing van sommige zakelijke beslissingen een enorme impact op de hoeveelheid belasting die je gaat betalen. Dit is iets wat je vooraf moet weten. Een accountant kan je dit ook vertellen, maar meestal wel achteraf.

Mijn zelfstandig ondernemerschap staat in het teken van eigen verantwoordelijkheid nemen. De meeste zelfstandige ondernemers hebben een betrekkelijk eenvoudige administratie. Het leren van de belastingregels (en het bijhouden daarvan!) is een investering die zich snel terugverdient.

Mijn vijf pro tips!

Hier zijn vijf toptips voor startende ondernemers die het je makkelijker en een klein beetje leuker maken om je administratie te doen:

1. De schoenendoos

Ik stop al mijn bonnetjes en facturen in een schoenendoos. Aan het eind van het kwartaal doe ik de administratie en verwerk ik alles wat in de doos zit. Ik ben dan wel een halve dag bezig om alles in te voeren, maar dat is voor mij efficienter dan dat ik per bonnetje het boekhoudprogramma opstart en alles keurig verwerk. Ik doe het liever in één batch.

Daarnaast is het ook een energiekwestie. Liever een halve dag flink changrijnig dan die negatieve energie uit te spreiden over 90 dagen!

2. KNAB Zakelijke rekening

Ik heb geen andere bank gevonden die zo fijn meedenkt met de zelfstandig ondernemer als de KNAB. Je bespaart niet alleen op je bankkosten, de interface en interactie is er op gericht om het jou makkelijker te maken. En dat KNAB het serieus meent blijkt ook uit het feit dat je na opening van je rekening een welkomstemail krijgt van de CEO met zijn mobiele nummer.

(*) Update van Neem Ontslag 2021: Vermijd KNAB! Ooit de beste bank voor ZZP-ers, nu helaas afgedaald tot slechtse bank. Zijn niet in staat een goed werkende app op te leveren, maar verplichten je wel alles te doen met die app. Customer service was ooit top, nu lijkt het er sterk op dat ze juist klanten aan het lozen zijn. Waarschijnlijk heeft men zich vergist in de financiële haalbaarheid van het ooit unieke concept.

3. BOKKZ

Wat een verademing om de inkomstenbelastingaangifte te doen met Bokkz. Ideaal voor zelfstandige ondernemers, ook als jij en je fiscale partner beide zelfstandig ondernemer zijn. Bokkz berekent automatisch wat voor jullie het meest voordelige uitpakt. Daarnaast helpt het je om te kijken of je in aanmerking komt voor middeling. Als dat zo is, dat genereert Bokkz automatisch de brief die je naar de Belastingdienst moet sturen!

4. Boekhoudpakket Acumulus

Ik gebruik online boekhoudpakket Acumulus. Daar heb ik eerder al over geschreven. Er zijn ook andere pakketten die dezelfde functionaliteit aanbieden. Wat mij bij Acumulus erg aanspreekt is dat je per jaar een vast bedrag betaald. Bij andere pakketten is het instapbedrag laag (de lock-in), maar lopen de kosten snel op als je meer wilt.

5. ZZP Nederland

ZZP Nederland is de grootste zzp-belangenbehartiger in Nederland. Ze proberen belemmeringen en onduidelijkheden rondom ondernemerschap weg te nemen en een actieve rol te spelen in ‘politiek Den Haag’. Het lidmaatschap levert je veel voordelen op. Ze organiseren bijvoorbeeld bijeenkomsten voor de belastingaangifte en geven ook boeken uit met tips voor zelfstandige ondernemers.

Succes met deze tips en heb je vragen of opmerkingen, laat het weten in de comments.

Voor de Vlaamse lezers: welke Belgische banken raad je aan voor zelfstandige ondernemers? Welke boekhoudspakketten zijn aan te bevelen? Deel het in de comments.

Foto: administratie is leuk via Shutterstock